1. Chức năng: Phòng Khảo thí và Công tác Học sinh Sinh viên có chức năng tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trong các lĩnh vực công tác: Khảo thí, tự đánh giá; xây dựng hệ thống bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp; tổ chức, điều hành, quản lý các hoạt động liên quan đến HSSV trong quá trình học tập tại trường; công tác tự thanh tra, kiểm tra hoạt động đào tạo trong Nhà trường.

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác Khảo thí

- Tổ chức xây dựng và trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn công tác khảo thí. Hướng dẫn và theo dõi việc thực hiện các văn bản được ban hành tại các đơn vị trong Nhà trường.

- Phối hợp với các Khoa, lập kế hoạch và tổ chức triển khai xây dựng ngân hàng đề thi, câu hỏi thi kết thúc môn học, mô đun đối với các bậc cao đẳng, trung cấp và hệ liên thông nhằm đảm bảo đúng mục tiêu môn học, mô đun và chuẩn đầu ra của ngành đào tạo;

- Tổ chức quản lý và thực hiện đúng nội quy, quy chế thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp.

- Phối hợp với các Khoa trong việc tổ chức thi tốt nghiệp, tổ chức thi, chấm thi, ra đề, in sao đề, vào điểm thi theo đúng quy chế; xây dựng quy trình thực hiện việc kiểm tra, thi hết học phần, thi tốt nghiệp, bảo mật đề thi theo đúng quy định

- Tổ chức thực hiện công tác thi hoặc xét tuyển sinh đầu vào cho các Bậc đào tạo theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

- Phối hợp với các Khoa cải tiến phương pháp thi cho phù hợp với yêu cầu của các chuyên ngành và hệ đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả đánh giá chất lượng đào tạo; nghiên cứu, ứng dụng phương pháp, công nghệ mới vào công tác soạn thảo đề thi, kiểm tra.

2.2. Công tác bảo đảm chất lượng:

- Là đầu mối thực hiện công tác tự đánh giá chất lượng giáo dục nghề nghiệp theo quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp.

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp của trường như: công tác tự đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp, công tác đánh giá chương trình đào tạo khảo sát đánh giá hoạt động giảng dạy của giảng viên.

- Hàng năm thu thập các ý kiến của cán bộ quản lý, giáo viên, giảng viên, người học về tiến độ, kết quả thực hiện kế hoạch đào tạo.

- Theo dõi, tổng hợp, đánh giá chất lượng các hoạt động giáo dục nghề nghiệp.

- Tham mưu giúp Ban Giám hiệu về chiến lược và chính sách chất lượng của trường; làm đầu mối xây dựng, thực hiện các quy trình trong hệ thống bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp.

- Xây dựng, theo dõi, lưu trữ và cập nhật các cơ sở dữ liệu để minh chứng phục vụ công tác tự đánh giá và bảo đảm chất lượng của trường.

- Tổ chức tập huấn và tư vấn các hoạt động bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp cho cán bộ quản lý, giảng viên; hướng dẫn các Khoa, Bộ môn phương pháp xây dựng các công cụ đánh giá; cải tiến các hình thức, phương pháp đánh giá kết quả học tập của người học đối với các phương thức đào tạo.

- Tham mưu các nội dung và biện pháp thực hiện các điều kiện bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp theo mô hình hệ thống quản lý chất lượng do Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp ban hành.

- Giám sát các hoạt động giáo dục nghề nghiệp của Trường theo đúng qui định của pháp luật và hệ thống bảo đảm chất lượng;

2.3. Công tác Học sinh - Sinh viên

a) Công tác hành chính:

- Tổ chức tiếp nhận và quản lý hồ sơ HSSV trúng tuyển nhập học vào Trường theo quy định; hướng dẫn công tác đại hội, sinh hoạt lớp vào đầu mỗi năm học; tham mưu cho Ban Giám hiệu ban hành quyết định chuẩn y ban cán sự lớp; tổ chức làm thẻ HSSV.

- Thống kê, tổng hợp, quản lý hồ sơ của HSSV.

- Giải quyết các công việc hành chính có liên quan cho HSSV.

b) Tổ chức quản lý hoạt động học tập và rèn luyện của HSSV:

- Tổ chức sinh hoạt đầu khóa, đầu năm học cho HSSV.

- Chủ trì và phối hợp với các khoa, phòng trong Nhà trường đề xuất giáo viên chủ nhiệm cho các lớp vào đầu mỗi năm học.

- Kiểm tra việc học tập của HSSV; thanh tra, giám sát, kiểm tra việc chấp hành quy chế học học tập; giải quyết các thủ tục cho HSSV nghỉ học, ngừng học, thôi học, tiếp nhận HSSV vào học lại.

- Theo dõi, đánh giá ý thức học tập, rèn luyện của HSSV; phân loại, xếp loại rèn luyện HSSV cuối mỗi học kỳ, năm học và toàn khóa học; tổ chức thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân HSSV đạt thành tích cao trong học tập và rèn luyện; xử lý kỷ luật đối với HSSV vi phạm quy chế, nội quy Nhà trường.

- Tổ chức cho HSSV tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội thi tay nghề giỏi và các hoạt động khuyến khích học tập khác.

- Lập hồ sơ tham mưu cho hội đồng kỷ luật Nhà trường trong công tác xử lý kỷ luật HSSV vi phạm nội quy, quy chế học tập, sinh hoạt; là thành viên Hội đồng kỷ luật, tham mưu quyết định xử lý HSSV vi phạm quy chế, cho thôi học, xóa tên, dừng học, tiếp nhận học lại.

- Thực hiện công tác giáo dục chính trị tư tưởng, tác phong trào cho HSSV trong Nhà trường, tiếp nhận và giải quyết đơn từ, khiếu nại, khiếu tố liên quan đến HSSV để giải quyết hoặc báo cáo Ban Giám hiệu giải quyết.

- Phối hợp tổng hợp kết quả học tập và rèn luyện theo từng học kỳ, năm học cho HSSV, chủ trì tham mưu cho Ban Giám hiệu công tác xét học bổng khuyến khích cho HSSV.

- Phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo - Khoa học để tổ chức, quản lý việc học tập của HSSV như: theo dõi việc thực hiện thời khoá biểu, kiểm tra việc học tập của HSSV trên lớp; phối hợp với các Khoa và giáo viên đứng lớp để triển khai các hình thức điểm danh tại lớp học đột xuất.

- Phối hợp với Trung tâm Tuyển sinh, Việc làm và Dịch vụ tổ chức tư vấn học tập, tư vấn nghề nghiệp và giới thiệu việc làm cho HSSV.

c) Chế độ, chính sách đối với HSSV

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước quy định đối với HSSV về học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, bảo hiểm, tín dụng đào tạo và các chế độ khác có liên quan đến HSSV.

- Tham mưu xét duyệt danh sách các đối tượng được hưởng các chế độ liên quan đến HSSV để phòng Tổ chức – Tài chính có cơ sở thực hiện thanh toán theo quy định.

- Tạo điều kiện giúp đỡ học sinh tàn tật, khuyết tật, HSSV diện chính sách, HSSV có hoàn cảnh khó khăn.

d) Y tế học đường

- Thực hiện công tác sơ cứu ban đầu cho HSSV bị tai nạn trong quá trình học tập hoặc ốm đau đột xuất.

- Chủ trì tổ chức thực hiện công tác y tế trường học và công tác tư vấn sức khỏe học đường: lập kế hoạch, triển khai, giám sát công tác y tế trường học, tổ chức khám sức khỏe cho HSSV (nếu có); tư vấn, chăm sóc, phòng chống dịch, bệnh trong toàn trường; tham mưu Ban Giám hiệu trong việc giải quyết những trường hợp không đủ sức khỏe để học tập.

đ) Công tác an ninh chính trị, trật tự, an toàn, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội khác trong HSSV

- Tham mưu cho Hiệu trưởng phối hợp với các ngành, các cấp chính quyền địa phương trên địa bàn, khu vực có HSSV ngoại trú để đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho học sinh sinh viên; giải quyết kịp thời các vụ việc liên quan đến HSSV.

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm, ma túy, mại dâm, HIV/AIDS và các hoạt động khác có liên quan đến học sinh; hướng dẫn HSSV chấp hành pháp luật, nội quy, quy chế.

- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường trong công tác tuyên truyền giáo dục cho HSSV về phòng chống cháy nổ, phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội; các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao và các hoạt động ngoài giờ lên lớp khác; xây dựng kế hoạch tổ chức đối thoại định kỳ giữa Hiệu trưởng với HSSV.

e) Quản lý học sinh nội trú, ngoại trú:

- Phối hợp với Phòng Quản lý cơ sở vật chất tổ chức quản lý HSSV nội trú; theo dõi và tổ chức triển khai thực hiện công tác HSSV nội trú và ngoại trú; xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định.

g) Các hoạt động phong trào khác:

- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và các tổ chức đoàn thể khác trong Trường tạo điều kiện cho HSSV tham gia các hoạt động thể dục, thể thao, câu lạc bộ và các hoạt động rèn luyện khác.

2.4. Công tác tự thanh tra, kiểm tra:

- Xây dựng kế hoạch thanh tra - kiểm tra quá trình đào tạo tại trường và các cơ sở liên kết đào tạo.

- Phối hợp với các Phòng, Khoa, Trung tâm thực hiện hoạt động tự thanh tra, kiểm tra về chất lượng đào tạo theo kế hoạch đã được duyệt, báo cáo kết quả và đề xuất với Ban Giám hiệu những nội dung cần điều chỉnh sau mỗi đợt tự thanh, kiểm tra.

- Thanh tra đột xuất theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng nếu có đơn khiếu tố, khiếu nại của HSSV và Giáo viên về công tác đào tạo.

- Kiểm tra công tác giảng dạy của Giảng viên, Giáo viên; việc chấp hành nội quy của HSSV.

- Tiếp nhận và trình Ban Giám hiệu giải quyết kịp thời những khiếu nại của cán bộ viên chức, HSSV về công tác đào tạo của Nhà trường.

- Kiểm tra, giám sát công tác tổ chức các kỳ thi tốt nghiệp, kiểm tra kết thúc mô đun, môn học.

- Tham mưu báo cáo công tác tự thanh tra, kiểm tra hoạt động đào tạo của trường cho cơ quan cấp trên theo yêu cầu;